Normalmente o primeiro contato são os profissionais da área comercial, que podem fazer o primeiro levantamento de informações e municiar a área de assistência técnica. Em alguns casos, o processo pode ser feito a quatro mãos, com as duas áreas atendendo a mineradora simultaneamente. O conhecimento das equipes internas também é fundamental e deve ser agregado sempre.
Os especialistas da assistência técnica podem realizar uma análise prévia por meio do envio de imagens do equipamento e do relato dos técnicos da mineradora envolvidos com a manutenção e operação das máquinas em campo. Embora as propostas de reforma não sejam feitas somente com base nesse tipo de informação, os dados preliminares podem refinar o check list da visita presencial que vai confirmar pela viabilidade técnica das reformas e as possíveis etapas de desmontagem e retirada do equipamento a ser reformado.
Em muitos casos, mesmo a área comercial dos parceiros de serviços é formada por profissionais com experiência técnica que podem enriquecer o levantamento inicial e mesmo estruturar as informações das equipes da mineradora. Eles fazem uma espécie de diagnóstico de problemas como as paradas recorrentes e não programadas. A própria área comercial também consegue elaborar qual seria o melhor período para reformar o equipamento e se a mineradora pode usar de outros serviços nesse tempo, como é o caso da locação provisória de máquinas ou linhas móveis.
Fabricantes de equipamentos com base local e que prestam serviços de reformas são ideais para esse tipo de consultoria, pois detém o DNA de produção das máquinas e têm áreas de engenharia que podem aperfeiçoar o processo de reforma, ao sugerir mudanças adicionais como a automação das máquinas a serem reformadas a partir da inclusão de kits de modernização. Outra possibilidade é avaliar como a modernização de um equipamento pode ser melhor aproveitada com a otimização de etapas anteriores ou posteriores de processamento.